Persondatapolitik til erhvervskunder

 

1. Den dataansvarlige

Denne persondatapolitik har til formål at beskrive, hvordan Synoptik A/S, Lyskær 1, 2730 Herlev ("Synoptik") som den dataansvarlige for dine personoplysninger indsamler og bruger disse personoplysninger, når du som eller på vegne af en erhvervskunde eller samarbejdspartner er i kontakt med os, og hvis vi på anden måde indgår i et professionelt samarbejde.
Herudover beskriver persondatapolitikken, hvilke rettigheder du har i relation til vores behandling af dine personoplysninger.

2. Databeskyttelsesrådgiver

Synoptik har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), som du kan kontakte angående alle spørgsmål om Synoptiks behandling af dine personoplysninger og om udøvelse af dine rettigheder. Kontaktoplysningerne følger nedenfor.

Tel.: +45 3673 7755

E-mail: dpo@synoptik.dk

3. Indsamling af personoplysninger og kategorier af personoplysninger, vi behandler

Synoptik indsamler personoplysninger om dig, når du interagerer med os, f.eks. via e-mail i forbindelse med vores fremtidige eller eksisterende kundeforhold, indgåelse af firmaaftaler eller øvrigt samarbejde. I denne forbindelse behandler Synoptik almindelige personoplysninger om dig, som du selv har afgivet til os, bl.a. dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, stillingsbetegnelse samt oplysninger forbundet med køb og levering af og betaling for vores produkter til den virksomhed, som du er ansat i eller repræsenterer.

Synoptik behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.  

4. Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

Synoptiks indsamling, opbevaring og øvrig behandling af personoplysninger er begrænset til situationer, hvor behandlingen er nødvendig for at opfylde specifikke formål.

I relation til kundeforhold er behandlingen af personoplysninger nødvendig med hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i (i det omfang du er part i en kontrakt med Synoptik), så som en aftale om levering af en service, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.

Behandlingen af personoplysninger er også nødvendig for, at Synoptik kan forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra f, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1. Synoptiks legitime interesse består forretningsmæssige hensyn, herunder indgåelse af samarbejdsrelationer og kontraktforhold med henblik på køb, levering af og betaling for produkter, fastholdelse af kundeforhold og løbende kommunikation, besvarelse af henvendelser, dokumentationshensyn, herunder i tilfælde af tvister samt direkte markedsføring og andre markedsføringstiltag i henhold til de til enhver tid gældende markedsføringsretlige regler.

Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, herunder i relation til gældende regnskabsreglers dokumentationskrav. Dette gælder særlig for evt. personoplysninger på vores fakturaer og i andet regnskabsmateriale.

5. Modtagere af personoplysninger

I forbindelse med vores forretning kan vi videregive dine personoplysninger til andre såsom kunder eller samarbejdspartnere, f.eks. hvis det er relevant for et indgået samarbejde eller levering af vores produkter.
Oplysninger forbundet med gennemførelse af transaktioner videregives til vores bankforbindelse.

Visse oplysninger gøres også tilgængelige til vores IT leverandører. Synoptik benytter nemlig en række databehandlere til fakturahåndtering, IT drift og udvikling. Ved vores benyttelse af databehandlere til behandling af personoplysninger indgås der databehandleraftaler, jf. de til enhver tid gældende databeskyttelsesretlige krav til anvendelsen af databehandlere, herunder kravene efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 om afgivelse af instruks om behandlingen af personoplysninger, sikring af bistand til håndtering af de registreredes rettigheder, håndtering af sikkerhedsbrud, etablering af passende teknisk og organisatorisk sikkerhedsniveau samt førelse af kontrol med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af og i overensstemmelse med den indgåede databehandleraftale med Synoptik.

6. Overførsel af personoplysninger til tredjelande

I visse tilfælde kan dine personoplysninger overføres til tredjelande, dvs. lande uden for EU/EØS. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med et samarbejde med en virksomhed placeret i et tredjeland. Synoptik sikrer i så fald, at overførsel af personoplysninger til tredjelande sker i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.
Hvis overførslen baseres på en overførselsmekaniske efter databeskyttelsesforordningens artikel 46, træffer Synoptik de nødvendige forudgående foranstaltninger til sikring af, at de personoplysninger, som overføres til et tredjeland, beskyttes på et niveau, der er i det væsentlige svarer til beskyttelsesniveauet i EU.
Beskyttelsen opnås ved etablering af et passende overførselsgrundlag så som EU-kommissionens standardkontrakter og, i et omfang det måtte vise sig nødvendigt, implementering af tilstrækkeligt effektive supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Kopi af det relevante overførselsgrundlag fås ved at kontakte Synoptiks DPO via de anførte kontaktoplysninger ovenfor.

7. Periode for opbevaring af personoplysninger

Synoptik opbevarer alene dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i relation til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Personoplysninger forbundet med kunde-, kontrakt- og samarbejdsforhold opbevares mellem Synoptik og den virksomhed, hvori du er ansat, indtil samarbejdet er ophørt, og der ikke længere kan etableres et retskrav. I tilfælde af en potentiel eller aktuel tvist med den virksomhed, hvor du er ansat, vil dine personoplysninger opbevares, så længe det vurderes nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet, hvorefter oplysninger vil slettes.

Personoplysninger forbundet med regnskabsmateriale vil opbevares i overensstemmelse med regnskabsreglernes dokumentationskrav, herunder bogføringslovens krav om opbevaring af transaktionsoplysninger i 5 år, startende fra udgangen af det relevante regnskabsår.

8. Dine rettigheder

Uanset om du er kunde, samarbejdspartner eller anden interessent, så giver databeskyttelseslovgivningen dig en række rettigheder, fordi Synoptik behandler dine personoplysninger.

Du har således ret til at anmode om indsigt i de oplysninger, vi har registreret som dig. Herudover har du ret til at anmode om berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, ligesom du har ret til gøre indsigelse imod behandlingen, anmode om dataportabilitet samt ikke at være genstand for automatiske afgørelser.

Er behandlingen af dine personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandlingen herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Bemærk, at udøvelsen kan være begrænset som følge af visse omstændigheder, herunder f.eks. hvis din interesse i af modtage oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser.

Du kan læse mere om de enkelte rettigheder i Datatilsynets vejledning her.

Såfremt du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kontakt Synoptiks DPO via ovenstående kontaktoplysninger.  

9. Spørgsmål og klage

Har du spørgsmål til denne persondatapolitik, kan du kontakte Synoptiks DPO på ovenstående kontaktoplysninger.

Er du utilfreds over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her.

10. Revidering af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest revideret: den 14. oktober 2021